Importancia de hacer la gestión del cambio

Al hablar de gestión documental sale a relucir la gestión del cambio y su importancia en los proyectos de gestión documental, aunque no solo se habla de documentos, sistemas y archivos que automatizan y centralizan información, además de procesos corporativos. Se habla de una estrategia a largo plazo que puede generar un impacto en los diferentes niveles corporativos, incluso sociales. En la actualidad tenemos disponibles muchas empresas de gestión, aunque no todas ofrecen los mismos servicios, dentro de las más completas tenemos la Gestoría Masaga, que ofrece una gran variedad de consultas en diferentes temas que hacen de los trámites, unos procesos más sencillos.

Muchas empresas solamente limitan la gestión del cambio al diseño de capacitaciones presenciales, con la creencia de que será suficiente pero también se debe hablar de la gestión del cambio. La gestión del cambio es ese conjunto de estrategias que buscan la reducción de la resistencia a algo bien sea algo nuevo o algún cambio importante que se implemente. Por otro lado, la gestión documental se debe realizar junto a la gestión del cambio, y es que son procesos que por naturaleza se complementan, ya que siempre se implementan nuevos procesos, términos, formatos, metodologías de trabajo, sistemas nuevos e incluso personal nuevo.

También se deben considerar otros elementos como lo es la brecha generacional, uno de los aspectos más importantes, ya que la edad tiene mucha influencia en la resistencia al cambio, especialmente cuando se hace referencia a un nuevo sistema o metodología para realizar algo. La brecha tecnológica viene principalmente por la dificultad que representa, el nivel de formación de quien opera el sistema o la forma en la que se presenta el sistema, aquí no influye tanto la edad sino las diferentes habilidades y capacidad de recepción de la nueva información.

El tiempo de existencia en la compañía puede presentar mayor resistencia al cambio en quienes tienen más tiempo desenvolviéndose en la empresa, contrario a quienes tienen poco tiempo, ya que con el tiempo han aprendido a realizar las actividades de determinada forma y no piensan o aceptan el cambio a realizar nuevas actividades que tengan el mismo resultado. Este es uno de los aspectos que no se solucionan con capacitación o formación, por lo que los encargados deben ingeniar nuevas formas de presentar las gestión. La presentación de información índice en como aceptamos o enfrentamos los cambios.

Los cambios de herramientas tecnológicas y procesos suele ser un poco menos impactante mientras está presente la formación. Sin importar cuales sean las razones para iniciar la gestión del cambio, es necesario realizar análisis a profundidad que determinen el rechazo al cambio, pudiendo disminuir dicho rechazo. Las empresas de gestoria hoy en día han ganado mucho interés por parte de los consumidores, ya que permite la agilización de trámites y operaciones, de las cuales se tenía desconocimiento. Siempre se buscará mantener a los clientes informados y educados sobre todas las opciones y procedimientos que se pueden realizar en determinadas situaciones.

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